Подписки и SaaS-сервисы: аудит скрытых расходов агентства
Подписки на инструменты - одна из самых незаметных статей расходов в агентстве. Каждый сервис стоит «всего пару тысяч», но в сумме они могут съедать 10-15% бюджета. Разбираем, как провести аудит и сократить расходы без потери продуктивности.
Типичное агентство использует от 15 до 40 SaaS-сервисов: трекеры задач, дизайн-инструменты, системы аналитики, CRM, мессенджеры, хостинги, сервисы рассылок, стоковые фотобанки. Каждый инструмент добавляется «по необходимости», но мало кто отслеживает, какие из них действительно используются, а какие оплачиваются по инерции.
Проблема усиливается, когда подписки оформлены на разных людей, оплачиваются с разных карт или автоматически списываются раз в год. В итоге никто в компании не видит полную картину расходов на инструменты. Именно здесь начинается ABC-анализ расходов - чтобы понять, какие траты критичны, а какие можно безболезненно убрать.
Как провести аудит подписок: пошаговый план
- Соберите полный список. Пройдитесь по выпискам с расчетного счета и корпоративных карт за 3-6 месяцев. Выпишите каждый регулярный платеж: название сервиса, сумма, периодичность, кто использует.
- Оцените реальное использование. Для каждого сервиса спросите: кто из команды заходил в него за последний месяц? Сколько активных пользователей? Какие функции реально нужны?
- Найдите дубли. Часто в агентстве одновременно используются Trello и Asana, Figma и Sketch, два сервиса аналитики. Оставьте один инструмент в каждой категории.
- Пересмотрите тарифы. Проверьте, не платите ли вы за Enterprise-тариф при команде из 8 человек. Многие сервисы предлагают тарифы для малых команд с экономией 30-50%.
- Договоритесь о скидках. Переход на годовую оплату, оплата в рублях, запрос индивидуального тарифа - все это работает. Вендоры предпочитают дать скидку, чем потерять клиента.
Типичный стек агентства и где искать экономию
Разложим расходы по категориям, чтобы понять, где чаще всего прячутся лишние траты:
- Управление проектами (Jira, Asana, Notion, ClickUp) - часто дублируются или используются на базовом тарифе при оплате премиального.
- Дизайн (Figma, Adobe CC, стоки) - проверьте количество активных лицензий vs. реальных пользователей. Иногда хватает одной лицензии на отдел.
- Коммуникации (Slack, Zoom, Google Workspace) - пересечение функций встречается часто. Google Meet может заменить Zoom.
- Аналитика и мониторинг - бесплатные тарифы часто покрывают потребности небольшого агентства.
- Хостинг и инфраструктура - неиспользуемые серверы, тестовые окружения, забытые домены. Проверяйте раз в квартал.
Подробнее о том, как системно работать с расходами, читайте в гайде по оптимизации расходов студии.
Как не допустить повторного разрастания
Аудит - это не разовая акция, а регулярная практика. Чтобы подписки не накапливались снова:
- назначьте ответственного за реестр подписок (обычно это финансист или COO);
- любой новый сервис добавляется только через согласование с указанием бюджета;
- раз в квартал проводите ревизию: что добавилось, что не используется;
- ведите учет подписок в том же инструменте, где считаете бюджет агентства - так расходы на SaaS видны в общей картине.
Merai группирует регулярные платежи по категориям. Видно, какую долю занимают подписки, как они растут от месяца к месяцу и как влияют на прогноз cashflow.
Посмотрите свои расходы на подписки в Merai
Откройте демо без регистрации - увидите, как регулярные расходы влияют на cashflow и где можно безболезненно сократить бюджет на инструменты.
Открыть демо бесплатно