Почему задержка акта приводит к задержке оплаты?

Большинство клиентов (особенно юрлица) не оплачивают работу без подписанного акта. Это не злой умысел - таковы их внутренние регламенты. Если вы отправили акт с задержкой в 2 недели, то и оплату получите на 2 недели позже. При этом зарплаты и аренду вы платите по расписанию - так возникает кассовый разрыв.

Как часто нужно выставлять акты в агентстве?

Оптимально - сразу по завершении этапа или в последний рабочий день месяца для абонентских услуг. Не ждите, пока клиент попросит. Выставляйте акт в тот же день, когда работа принята. Идеально - иметь шаблон, который заполняется за 5 минут.

Что делать, если клиент не подписывает акт?

Во-первых, напомните в день отправки и через 3 рабочих дня. Во-вторых, по закону если клиент не ответил на акт в течение срока, указанного в договоре (обычно 5-10 дней), акт считается принятым. Пропишите это условие в договоре заранее - это дисциплинирует.

Как связать документооборот с управлением cashflow?

Ведите реестр выставленных счетов и актов с датами: отправки, подписания, ожидаемой оплаты. Это превращается в прогноз поступлений. Если акт отправлен 1-го числа и срок оплаты 10 дней - вы знаете, что деньги придут примерно 11-го. Это основа cashflow-прогноза.

Как Merai помогает с контролем документов?

Merai отслеживает ожидаемые поступления по каждому клиенту и проекту. Вы видите, когда должна прийти оплата и на какой стадии она находится. Если поступление просрочено - сервис подсвечивает это, чтобы вы могли напомнить клиенту вовремя.

Акты и счета: порядок, который спасает от кассового разрыва

В агентствах кассовые разрывы часто возникают не из-за отсутствия клиентов, а из-за беспорядка в документах. Счёт выставили с задержкой, акт забыли отправить, клиент ждёт закрывающие - а вы ждёте денег. Разбираем, как навести порядок.

Документооборот - скучная тема, пока из-за неподписанного акта не задерживается оплата на 500 тысяч рублей. А зарплаты нужно платить через неделю. И вот собственник снова переводит деньги из личных средств, хотя клиент уже давно принял работу - просто акт лежит неподписанным в чьём-то почтовом ящике.

По нашему опыту, до 30% задержек оплаты в агентствах связаны не с неплатёжеспособностью клиентов, а с задержкой документов. Это полностью решаемая проблема - нужны процесс и дисциплина, а не дорогие системы. Подробнее о контроле дебиторской задолженности - в отдельном гайде.

Цепочка: работа → акт → счёт → оплата

Каждая задержка на любом этапе сдвигает дату поступления денег. Вот как выглядит типичная цепочка и где теряется время:

Работа завершена. Проект-менеджер сообщает, что этап сдан. Но не инициирует акт - «потом сделаю». Потери: 3-7 дней.
Акт отправлен. Клиент получает акт, но не подписывает сразу - нужно согласовать с бухгалтерией. Потери: 5-10 дней.
Счёт выставлен. После подписания акта выставляете счёт. У клиента внутренний процесс согласования оплат. Потери: 5-15 дней.
Оплата пришла. Итого: от сдачи работы до получения денег может пройти 3-5 недель. При этом 1-2 недели - это ваши потери из-за медленного документооборота.

Правила, которые ускоряют оплату

Простые правила, которые сокращают цикл документооборота на 1-2 недели:

Акт - в день приёмки. Как только клиент подтвердил, что работа принята (даже по email), отправляйте акт в тот же день. Не откладывайте на «конец месяца».
Счёт - вместе с актом. Отправляйте счёт одновременно с актом, а не после его подписания. Многие клиенты могут инициировать оплату параллельно с подписанием.
Напоминание через 3 дня. Если акт не подписан через 3 рабочих дня - напомните. Вежливо, но системно. Лучше автоматическое напоминание, чем ручное.
Условие в договоре. Пропишите: «Акт считается принятым, если клиент не направил мотивированный отказ в течение 5 рабочих дней». Это стандартная практика.
Реестр документов. Ведите таблицу: клиент, дата акта, дата подписания, дата счёта, ожидаемая дата оплаты. Это ваш прогноз поступлений.

О том, как выбрать между предоплатой и постоплатой, читайте в отдельном гайде - это напрямую влияет на зависимость от документооборота.

Как это влияет на cashflow

Каждый день задержки документа - это день, когда деньги лежат у клиента, а не на вашем счёте. При 5 активных проектах по 300 тыс. и средней задержке в 10 дней вы постоянно «кредитуете» клиентов на 1,5 млн рублей. Это деньги, которые могли бы лежать на вашем счёте и покрывать текущие обязательства.

В Merai

Контроль ожидаемых поступлений

Merai отслеживает все запланированные поступления: от кого, сколько, когда ожидается. Просроченные поступления подсвечиваются, чтобы вы вовремя напомнили клиенту о документах и оплате.

Посмотрите, как контролировать поступления

Откройте демо Merai без регистрации. Увидите, как выглядит календарь платежей и список ожидаемых поступлений - за 30 секунд станет понятно, где застревают деньги.

Открыть демо бесплатно